أهمية التخطيط ولماذا لا يجب على القائد الناجح تجاهله

غالبًا ما يقلل الناس من أهمية التخطيط الدقيق للأمور، خصوصًا وأنه من الممتع القيام بالأشياء بدلًا من التخطيط لها، لذلك يهمل الكثير من القادة والموظفين أو الأشخاص العاديين التخطيط لمشروعاتهم وقرارتهم.. في هذا الموضوع سنتحدث معكم عن أهمية التخطيط الفعلية ودورها في تطوير المؤسسات.

ففي الوقت يفكر فيه العديد من القادة أن التخطيط مضيعة للوقت، والأفضل دائمًا هي التجربة واختبار الأمور على أرض الواقع حتى لو تكرر الفشل أكثر من مرة. هناك رأي آخر يقول أنه إذا كنت تفضل فعل كل شيء بشكل صحيح من المرة الأولى، فعليك الالتزام بقاعدة الإعداد السليم أولًا لأنه يمنع الأداء الضعيف، وأن الوقت الذي يستهلكه التخطيط يمكن أن يكون أقل بكثير من ذلك المستنفز في تكرار التجربة والفشل.. لذلك من الأفضل أن تبدأ في التخطيط.

أهمية التخطيط الاستراتيجي للقادة

via GIPHY

لماذا يجب عليك كقائد ألا تغفل أهمية التخطيط في عملك؟.. هذه هي الأسباب:

1-التخطيط يخلق التركيز

إذا لم يكن لديك خطة واضحة، فلن تملك تركيز نحو هدفك، لن يكون اتجاهك واضح بشكل كامل، ستتخبط بين الطرق والأشخاص في محاولة لمعرفة ما يجب عليك فعله أو الإجراءات التي يجب اتخاذها.
وضع خطة محكمة يجعلك في أمان نوعًا ما أنت وفريقك بخصوص الخطوة القادمة، وبالتالي يقل التشتت بين أفراد الفريق وتتجنبوا خلط الأدوار والمشكلات التي تحدث عند الإرتجال.

اقرئي أيضًا: الدراسة عن بعد وما هي إيجابياتها وسلبياتها

2-التخطيط يقلل من المخاطر

من المستحيل إبعاد المخاطر تمامًا في عالم الأعمال، فالقاعدة أنه بدون خطر لا يوجد مكافأة أو كما يقول المثل الإنجليزي No Pain No Gain. ومع ذلك يحاول الكل تجنب المخاطرة قدر الإمكان، خصوصًا عندما يصبح طريقك عبارة عن مخاطرات تواجهها واحدة بعد الأخرى.
والتخطيط الجيد يساعد على تلافي المخاطرات قدر الإمكان، فهو يأخذ نقاط القوة والضعف لديك بعين الاعتبار، وكذلك يدرس الفرص والتهديدات الخارجية، وذلك من خلال فهم العقبات المستقبلية ومقارنتها بالأدوات المتوفرة لديك مما يؤمن على الأقل الحد الأدني من النجاح.

3-التخطيط يحسن من عملية صنع القرار

التخطيط الجيد يُمَكنك من تحسين عملية اتخاذ القرارات اليومية، لأنه عند تأمين خطة استراتيجية متكاملة يعرفها كل أعضاء الفريق، سيقومون بتحليل القرارات اليومية بناءً عليها، وسيختارون أمور تتسق مع الهدف طويل الأجل والخطة المعدة سلفًا.. وههذا بالطبع أفضل كثيرًا من التخبط.
لكن هنا نقطة مهمة يجب أن تضعها في اعتبارك كقائد، فمن الأفضل أن تسمح لجميع أفراد الفريق بالمشاركة في وضع الخطة العامة مما يساعدهم على فهمها والسعي لتحقيقها.

اقرئي أيضًا: كيف تطور الوعي الذاتي في مكان عملك ما أهمية ذلك؟

4-التخطيط يساعد في تحديد المهام

أحد الفوائد الرئيسية لوضع الخطط هو أنها تعمل كأداة اتصال، فيعرف كل أفراد فريقك متى يجب عليهم بدء العمل على المشروع ومتى يحين موعد التسليم ومن هي الجهات المسئولة عنه، وذلك يمنحهم يقين نوعًا ما بشأن المستقبل، ويقلل لديهم الشعور بالخطر والمغامرة الدائمة. 
فالموظف يعرف جيدًا المهام المطلوبة منه خلال الشهر على سبيل المثال، وما هي الأهداف النهائية للشركة، وأي من الأقسام الأخرى سيتعامل معه، وكذلك الأدوات المتاحة لديه والصعوبات التي ستواجهه في طريق تحقيق المطلوب، مما يجعله أكثر منطقية في التعامل مع الأمور واتخاذ القرارات لأنه يرى على مدى بعيد نسبيًا.. قس هذا على كل فريقك.

5-التخطيط يساعد القادة على محاسبة الفريق

بدون خطة ومواعيد نهائية للتسليم، سيستمر العمل إلى ما لا نهاية، ولكن إذا كنت قائد يفهم أهمية التخطيط والالتزام بالمواعيد النهائية، فسيبدأ فريقك في احترام الخطة وعدم تأجيل أي مجهود يمكن بذله لملاقاة الموعد النهائي.
فعندما يحترم الفريق الخطة، يتغير سلوكهم، ولا يعد العمل اختياريًا. هذه هي الطريقة التي تبدأ بها في تسلم الأشياء في الوقت المحدد، بدلاً من السماح لها باستهلاك وقت طويل بدون داعي.

via GIPHY

ما الذي يجب أن تفعله عند التخطيط

كقائد استراتيجي يجب عليك الالتزام ببناء خطة قوية ومنقية في نفس الوقت حتى يمكن للفريق الالتزام بها وتكون مقاربة للواقع.. وهذه أمور يجب أن تنتبه لها في هذا الشأن:

1-تأكد من سماع جميع الأصوات

واحد من الأمور الأساسية التي يجب عليك الانتباه لها عند التخطيط لأي شيء يخص شركتك، فسماع كل الأصوات يعني مشاركتهم في صنع القرار وبالتالي التزامًا أكبر من جانبهم فيما اختاروه. لكن هل هذا يعني أن الجميع يجب أن يكون على طاولة التخطيط؟ الإجابة لا بالطبع، فالمشاركة في الخطة لا تستلزم أن يكون الجميع على الطاولة. والنسبة للبعض سيكون مجرد منحهم فرصة للمساهمة برأيهم من خلال استبيان أو اقتراحات كافيًا، وهناك آخرين يجب أن تجلس معهم في مقابلات شخصية أو مجموعات (focus groups) للحصول على آراء أكثر تعمقًا.. وبالتالي أحد أدوارك كقائد هو تحديد من سيجلس على طاولة التخطيط ومن ستعرف رأيه بوسيلة أخرى.. وفي النهاية يجب أن تضمن الوصول لكل الأصوات.

اقرئي أيضًا: نصائح جاك ويليش الذهبية لكل قاد يرغب في التغيير

2-التأكد من حصول الجميع على المعلومات

يحدث أن يجلس أفراد الفريق حول الطاولة للبدء في وضع خطة استراتيجية، فيذهب كل جزء منهم ناحية قرار مغاير للطرف الآخر ويكون سبب الخلاف عدم حصول الجميع على نفس المعلومات، وعدم فهم كل قسم لعمل القسم الآخر بما يسمح لهم في التفكير بشكل أعم وأشمل.
لذلك من المهم جدًا من أن جميع الأطراف لديها نفس المعلومات المشتركة أو على الأقل القدر الكافي لوضع خطة محكمة ومناسبة.

3-اطرح أفكارك بذكاء

كما هو موضح سابقًا، من المهم أن تسمع جميع الأصوات في الشركة، وهذا يشمل صوتك.. وفي هذه الحالة يجب أن تقول رأيك بشكل ذكي لأنه في الغالب هناك أنماط من العاملين سيوافقون على رأيك ليس لأنه الأمثل للشركة بل لأنه خارج منك وأنت القائد في النهاية.. لذلك حاول أن تطرح رأيك على شكل سؤال واطلب منهم وض سيناريوهات مختلفة لكل حدث.

via GIPHY

اقرئي أيضًا: كتب إيلون ماسك التي يوصي رواد الأعمال بقراءتها

لماذا تفشل الخطط؟

أنت تعرف أنك بحاجة إلى خطة، لكن هل هذا يكفي؟ هل لديك خطة ستضمن نجاحك؟ كلا.
في الواقع، الخطط تفشل طوال الوقت. مجرد وضع خطة على الورق ليست كافية. فعليك التأكد من قيامك بذلك بشكل صحيح.. وتتضمن الأسباب الشائعة لفشل الخطط:

• الفشل في إشراك الأشخاص المناسبين
• عدم الالتزام بالخطة كما هي وتفويت بعض الأشياء
• وضع أهداف غير واقعية
• تجاهل الحقائق والأدوات الموجودة ونقاط الضعف القوة

اقرئي أيضًا:

الفرق بين الهيكل التنظيمي والهيكل الوظيفي وأهميتهما

علامات الاحتراق الوظيفي وكيف يمكنك التخلص منه

أهم النصائح لإدارة فريق العمل في أوقات الصراعات
 

مصدر الصورة الرئيسية